みなさん。こんにちは。now3のアドレスでブログを更新している大東市の税理士・社労士の今西です。
本日は、4月最終日。午前中は、スポーツジムに行き、昼から少し疲れがでて昼寝をした後、夜まで書類整理に取り組みました。
税理士・社会保険労務士の仕事をしているゆえ、プライバシーに触れる機密書類なども扱っているので、そのような文章の廃棄には十分気をつける必要があります。その処理方法について、以前は悩んでいました。
1．購入したシュレッダーではうまく処理できなかった
開業した7年前には、数千円のシュレッダーを購入し、機密書類を裁断して処分していました。ただ、使い勝手が業務用として使うには不都合が多すぎました。一度に裁断できるのは、5枚ということでしたが、分厚い用紙5枚だと途中で止まってしまい、紙を引っ張り出したりするのが大変になるのです。かといって、一枚一枚入れていると、時間もかかってしまいます。
それ以上に一番困ってしまったのは、（最新のシュレッダーはどうかわからないですが）五分も続けて運転すれば、モーターが熱をもってしまうようで、運転が止まってしまうのです。これは、私の購入した製品が不良品ということではなく、故障しないように連続運転しない製品設計になっているとのことでした。30分程度時間を置くとまた使えるようになったのですが、また5分程度使えば止まってしまいます。
以前勤務していた市役所では、大きな業務用シュレッダーがあり、大量の用紙をシュレーダーにかけても機械が止まることなく、円滑に処理が出来たイメージがありました。それゆえ、小型のシュレーダーゆえ一回の裁断枚数が少なくなるのは当然としても、その処理が途中停止するものだとは想定していませんでした。かといって、今の自宅兼事務所では大きなシュレーダーを置くスペース的余裕もないし、せいぜい一月に一回使えばいいシュレーダーのためにそれほど大きな金額もかけられないし・・・。困ってしまいました。
2．「機密文書リサイクルサービス」の活用
そんなとき、発想を変えて、シュレーダーを使わず、機密文書を破棄処理すれば済むのだということを知りました。それは、ヤマト運輸(株)が実施して「機密処理リサイクルサービス」を利用することです。
そのおおまかな流れは次のようなものです。
（1）まず事業所ととして、ヤマト運輸(株)に利用申込書を提出する。（最初の1回のみ、事業所の登録のようなものです。）
（2）ヤマト運輸(株)に依頼して、少し大きめサイズのリサイクル専用の段ボール箱を必要枚数持ってきてもらう。（ここまではまだ代金はかかりません。）
なお専用段ボールの大きさは、ヤマト運輸(株)のホームページによると、「A4用紙を横に2枚並べて入れられる大きさです。A4用紙が約5,000枚、約20kg入ります。」とあります。
（3）専用段ボール箱が廃棄書類で一杯になったら、ヤマト運輸(株)に電話して、取りに来てもらう。
（4）ヤマト運輸(株)が未開封のまま溶解処理し、再生紙となる。溶解完了後は溶解完了証明書が送られてくる。
（5）請求書が送られてくるので、代金1箱当たり1,847円を支払う。
このサービスを利用すると、代金はかかりますが、シュレーダーをする時間をなくせます。（私の場合は、シュレーダーが詰まったり、止まったりするイライラからも開放されました。）また、ホッチキス・クリップ・綴じ紐等をを外さなくてもよいので、シュレーダーの前にホッチキスを外す時間も省けます。
3．中小企業者の業務用として活用をお勧めします。
私の場合はヤマト運輸(株)を利用していますが、他にもいろいろな会社がこのサービスを行っているようです。個人事業主をはじめとする中小企業者の方は、業務の効率化アップになりますし、また人件費を使ってシュレーダー処理するより、むしろコスト的にも安くつく可能性も高いので、ぜひ活用していただければいいのではと思います。
（ヤマト運輸の場合は、残念ながら個人のプライベート利用は駄目で、業務用でないとこのサービスを利用できないようです。ご注意ください。）
今西 学
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